Whistleblower Policy

Gestore del Canale Interno e destinatario delle segnalazioni:

Organismo di Vigilanza monocratico: Avv. Chiara Urbano

1. Finalità e ambito di applicazione

La presente Whistleblower Policy (di seguito, la “Policy”) è adottata da De Vitis Trasporti Sud S.r.l. (di seguito, la “Società”) in attuazione del D.lgs. 10 marzo 2023 n. 24, recante attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni nazionali di recepimento.

La Società promuove una cultura improntata alla legalità, alla correttezza, alla trasparenza e all’integrità aziendale, riconoscendo il ruolo fondamentale delle segnalazioni quale strumento di prevenzione e contrasto di comportamenti illeciti, irregolari o contrari ai principi etici e organizzativi aziendali. La presente Policy costituisce parte integrante del sistema di controllo interno e del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato dalla Società ai sensi del D.lgs. 231/2001. La Policy disciplina le modalità attraverso cui i soggetti legittimati possono effettuare segnalazioni aventi ad oggetto violazioni di norme nazionali o dell’Unione Europea, violazioni del Modello 231, del Codice Etico, delle procedure aziendali e dei protocolli di controllo adottati dalla Società. Le segnalazioni possono riguardare fatti, comportamenti od omissioni riferibili a dipendenti, dirigenti, amministratori, collaboratori, consulenti, fornitori, vettori, spedizionieri, partner commerciali, appaltatori, subappaltatori e, più in generale, a chiunque operi per conto della Società o di società collegate, qualora tali comportamenti possano incidere sull’integrità, sulla conformità normativa o sul sistema di controllo interno della Società.

2. Cosa può essere segnalato

Possono essere segnalate informazioni riguardanti comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società e di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo. L’elenco che segue ha carattere meramente esemplificativo e non esaustivo. Possono essere oggetto di segnalazione:

• violazioni del Codice Etico;
• violazioni del Modello 231 e delle relative Parti Speciali;
• violazioni delle procedure aziendali;
• irregolarità nella gestione di finanziamenti pubblici, contributi, agevolazioni fiscali e crediti d’imposta;
• violazioni della normativa tributaria;
• violazioni della normativa doganale;
• irregolarità nelle operazioni di importazione ed esportazione;
• condotte riconducibili a riciclaggio, autoriciclaggio o impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita;
• irregolarità nei rapporti con Pubbliche Amministrazioni, Autorità Doganali o Autorità di controllo;
• violazioni in materia ambientale;
• violazioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro;
• violazioni della normativa privacy e cybersecurity;
• comportamenti discriminatori o contrari ai principi di correttezza e integrità aziendale;
• condotte finalizzate ad aggirare i controlli aziendali o ad occultare violazioni.

Non costituiscono di norma segnalazioni rilevanti ai sensi della presente Policy le contestazioni, rivendicazioni o richieste aventi ad oggetto esclusivamente il rapporto individuale di lavoro del segnalante, salvo che siano direttamente connesse a una delle violazioni sopra indicate.

3. Come effettuare una segnalazione

La Società mette a disposizione un sistema interno di segnalazione conforme ai requisiti previsti dal D.lgs. 24/2023.

Le segnalazioni possono essere effettuate:

• in forma scritta attraverso la piattaforma whistleblowing aziendale;

Per inviare una segnalazione, compila il Modulo Whistleblower, CLICCA QUI>>

• in forma orale mediante richiesta di incontro diretto con il Gestore delle Segnalazioni;
• nei casi previsti dalla legge, attraverso il canale esterno istituito presso ANAC.

La piattaforma aziendale garantisce:

• la riservatezza dell’identità del segnalante;
• la riservatezza delle persone coinvolte;
• la protezione dei dati personali trattati;
• la tracciabilità dell’iter di gestione della segnalazione;
• adeguate misure di sicurezza informatica.

Le segnalazioni possono essere effettuate in forma nominativa oppure anonima.

Ai fini di una corretta gestione della segnalazione è opportuno che il segnalante fornisca, ove possibile:

• una descrizione chiara dei fatti;
• le circostanze di tempo e luogo;
• i soggetti coinvolti;
• eventuali documenti o elementi utili a supporto della segnalazione.

Per ulteriori informazioni sui canali di segnalazione esterna e su come segnalare clicca qui https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

4. Gestore delle segnalazioni

La Società ha individuato quale Gestore del Canale Interno e destinatario delle segnalazioni l’Organismo di Vigilanza nominato ai sensi dell’art. 6 del D.lgs. 231/2001. L’Organismo di Vigilanza opera in piena autonomia, indipendenza, imparzialità e riservatezza.

Nello svolgimento delle attività istruttorie può:

• richiedere chiarimenti al segnalante;
• acquisire documentazione;
• effettuare audizioni;
• coinvolgere consulenti esterni soggetti a obblighi di riservatezza;
• richiedere il supporto delle funzioni aziendali competenti.

5. Conflitti di interesse

Qualora la segnalazione riguardi direttamente il Gestore delle Segnalazioni oppure ricorrano situazioni idonee a comprometterne l’indipendenza o l’imparzialità, il segnalante può utilizzare il canale esterno istituito presso ANAC. In tali circostanze la Società provvede, ove necessario, a individuare un soggetto sostitutivo dotato di adeguati requisiti di autonomia, indipendenza e riservatezza.

6. Tutela del segnalante

La Società garantisce la piena applicazione delle misure di protezione previste dal D.lgs. 24/2023.

In particolare, sono vietate:

• ritorsioni;
• discriminazioni;
• penalizzazioni;
• licenziamenti;
• demansionamenti;
• trasferimenti ingiustificati;
• qualsiasi altro trattamento sfavorevole conseguente alla segnalazione.

La tutela si estende anche ai facilitatori, ai colleghi e ai soggetti espressamente individuati dalla normativa whistleblowing.

La Società garantisce inoltre la massima riservatezza dell’identità del segnalante, delle persone coinvolte e di ogni altra informazione dalla quale tali identità possano essere direttamente o indirettamente desunte.

7. Gestione delle segnalazioni

Entro sette giorni dalla ricezione della segnalazione il Gestore delle Segnalazioni rilascia un avviso di ricevimento al segnalante, salvo che ciò possa compromettere la riservatezza della segnalazione. Il Gestore valuta preliminarmente l’ammissibilità della segnalazione e procede alle verifiche ritenute necessarie. Durante l’istruttoria possono essere acquisiti documenti, informazioni e chiarimenti utili all’accertamento dei fatti.

Entro tre mesi dall’avviso di ricevimento o, in mancanza, dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione, il segnalante riceve un riscontro in merito al seguito dato alla segnalazione. Qualora emergano fatti suscettibili di determinare responsabilità amministrativa dell’ente ai sensi del D.lgs. 231/2001 o violazioni particolarmente rilevanti sotto il profilo tributario, ambientale, doganale, della salute e sicurezza sul lavoro o della normativa anticorruzione, l’Organismo di Vigilanza attiva i flussi informativi previsti dal Modello 231.

8. Segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave

La Società incoraggia le segnalazioni effettuate in buona fede e sulla base di ragionevoli motivi. L’utilizzo abusivo del sistema di segnalazione mediante comunicazioni consapevolmente false, calunniose, diffamatorie o manifestamente infondate effettuate con dolo o colpa grave può comportare l’applicazione delle misure disciplinari previste dalla normativa vigente, dal sistema disciplinare aziendale e dal Modello 231, ferma restando ogni eventuale responsabilità civile o penale.

8. Revisione della Policy

La presente Policy è soggetta a revisione periodica al fine di garantirne il costante allineamento alla normativa applicabile, all’evoluzione organizzativa della Società e agli aggiornamenti del Modello 231.

L’aggiornamento della Policy è curato dall’Organismo di Vigilanza e dall’Amministratore Unico nell’ambito del processo di miglioramento continuo del sistema di controllo interno e di gestione della conformità.

Clicca qui per scaricare la Procedura Whistleblowing>>